Każdy z nas to zna. Skrzynka mailowa tonie w wiadomościach, na biurko spływają coraz to nowe dokumenty, kalendarz zapełnia się w zastraszającym tempie, telefon co chwilę dzwoni i każdy czegoś od nas chce. Jak sobie z tym poradzić? Zdradzamy Wam kilka prostych sztuczek, po zastosowaniu których od razu poczujecie się i będziecie bardziej zorganizowani :)
Zasada 2 minut
Pierwszą i kluczową zasadą w produktywnej pracy jest zasada 2 minut. Jeżeli jest coś, co możecie zrobić w tym czasie – zróbcie to. Odpisanie na prostego maila, wydrukowanie dokumentu, zaniesienie teczek koledze z piętra wyżej, szybki telefon z pytaniem do znajomego… To są rzeczy, które warto zrobić szybko i po prostu o nich zapomnieć.
Nie odkładajcie tych zadań w czasie. Nie potrzebujemy poczucia, że na głowie mamy milion spraw. Takie drobnostki, które przełożycie na później, mogą uzbierać się w całkiem długą, przytłaczającą listę, albo po prostu umknąć Waszej uwadze.
Projekty i zadania
Macie tak czasami, że odwlekacie wykonanie jakiegoś zadania, bo jest ono za duże? Wymaga od Was zbyt wiele? Jest skomplikowane, wiecie że potrwa długo i nie chce Wam się do niego zabrać? Nic dziwnego, to normalne.
To właśnie takie zadania ciążą nam później najbardziej i przysparzają najwięcej stresu. Jak sobie z nimi poradzić?
Uświadomić sobie, że każde zadanie, które wymaga od Was więcej działań niż jedno – jest projektem. W owym projekcie, wydzielamy zadania, które są dużo prostsze i szybsze do wykonania.
Wpis na bloga nie będzie zatem zwykłym zadaniem, a projektem. Dlatego, że w ramach jego stworzenia, wykonujemy kilka działań, np.:
- Rozpisujemy tezę, cel, plan tekstu.
- Zbieramy materiały.
- Piszemy tekst.
- Przygotowujemy grafiki i zdjęcia ilustrujące wpis.
- Formatujemy tekst na blogu.
- Publikujemy go w social mediach i promujemy.
Ktoś by pomyślał: „To tylko zwykły wpis na blogu”. Ale widzicie, ile zadań jest do wykonania?
Szczegółowe rozpisanie tego, co macie do wykonania, ośmiela i dodaje chęci do pracy. Po każdym, nawet najmniejszym etapie, czujecie satysfakcję z kolejnego kroku do celu, wdrażacie się w wir pracy i dalsze zadania wykonujecie już szybciej i łatwiej :)
Stwórzcie jedną, czytelną listę
Trzy spotkania zapisane w kalendarzu, dwa na żółtych karteczkach post-it, na czterech kolejnych lista zadań na poniedziałek, w telefonie pomysły na nowe działania, a na czacie ustalenia odnośnie nowego projektu. I jak się w tym nie pogubić?
Uprzątnijcie to, co macie! Korzystajcie z jednej szuflady, używajcie jednego notesu. Dysponujcie jedną listą zadań. Wszystko zapisujcie w jednym miejscu. Nieocenione okażą się aplikacje online, stworzone do zarządzania projektami, np. Asana, Nozbe czy Bitrix. Dzięki nim, będziecie mieli dostęp do swoich notatek i projektów w każdym momencie i z dowolnego miejsca na Ziemi.
Jeżeli wolicie korzystać z tradycyjnych, papierowych notesów czy kalendarzy, starajcie się, aby Wasze listy były czytelne: zapisane starannie (łatwiej rozczytać), wypunktowane (łatwiej znaleźć) i podzielone na kategorie.
Świetnie sprawdza się używanie kolorów – to ułatwia znalezienie konkretnego zadania. Zielony – spotkanie. Żółty – sprawa, którą można załatwić telefonicznie. Niebieski – zadanie do wykonania poza biurem. Dzielcie, kategoryzujcie, a na końcu: wykonujcie.
Porządek na poczcie
Ogromne ryzyko bałaganu i chaosu niosą ze sobą skrzynki mailowe. Kiedyś zapisaliście się do jakiegoś newslettera, bo rozdawali darmowe e-booki, ale inne wiadomości już Was nie interesują. Sklep co chwilę wysyła informacje o promocjach, ale już przecież nic stamtąd nie potrzebujecie. Aplikacje wysyłają Wam co chwilę podsumowania tygodnia i informacje o nowych funkcjach. No cóż, można mieć dość.
Jak więc uporządkować swoją skrzynkę?
- Stwórzcie osobne foldery na różne typy wiadomości, np. : newslettery, oferty, klienci, praca, rodzina… Najpierw uporządkujcie maile które macie, a później na bieżąco przenoście je do konkretnego folderu (pamiętaj, to zasada 2 minut!).
- Zrezygnujcie z newsletterów, które i tak zawsze wrzucacie do kosza. Na końcu wiadomości znajdźcie opcje: „Rezygnuję z subskrypcji”, „Unsubscribe” albo „Zarządzanie powiadomieniami” i raz na zawsze uwolnijcie się od nieistotnych dla Was wiadomości.
- W zależności od specyfiki Waszej pracy, ustalcie sobie czas, w którym będziecie sprawdzać skrzynkę. Jeżeli nie pracujecie w bezpośrednim kontakcie z Klientem, może wystarczy, żebyście sprawdzali pocztę dwa razy dziennie? Na przykład rano, po przyjściu do pracy i 30 minut przed jej końcem. Jeżeli musicie na bieżąco odpisywać na wiadomości, ustalcie, że poczta zawsze działa w tle. Na krótkie maile odpisujcie od razu. Te, które wymagają więcej czasu, wpiszcie na listę zadań do zrobienia.
Wybierzcie priorytety na dany dzień
Nie ma się co oszukiwać. Najtrudniejsze i najbardziej skomplikowane projekty odkładamy na wieczne nigdy. A kiedyś przecież trzeba je wykonać.
Spróbujcie każdego dnia wybrać 2-3 projekty, które MUSICIE zakończyć. Rozpiszcie je na zadania i zacznijcie dzień od wykonania właśnie ich. Poczujecie satysfakcję ze swojej produktywności. Potem już będzie z górki ;)
Faktem jest, że u większości osób, największą produktywność i największe skupienie zauważamy rano. Z czasem, koncentracja spada. Właśnie dlatego, prostsze zadania zostawcie na później – i tak bez trudu sobie z nimi poradzicie.
W zespole można więcej!
Doba każdego z nas ma 24 godziny i to nigdy się nie zmieni. Choćbyśmy chcieli, nie będziemy w stanie dobrze i szybko wykonać wszystkich zadań, które się przed nami pojawią. Dobrym rozwiązaniem jest otoczenie się ludźmi, którzy są specjalistami w swoich dziedzinach. Z czystym sumieniem będziemy mogli oddelegować im część naszych zadań.
Żeby Was do tego przekonać i żeby było bardziej obrazowo, porównajmy naszą pracę do obowiązków domowych. Wyobraźmy sobie, że mamy do posprzątania wielki, dwupiętrowy dom.
Czy lepiej będzie:
A. Wysłać wszystkich domowników do kina i samemu, przez cały dzień, w pocie czoła odkurzać, szorować i sprzątać?
B. Zebrać wszystkich domowników, rozdzielić zadania, dać wskazówki co do ich wykonania i wspólnie zacząć pracę? A potem, w wolnym czasie, pójść do kina wspólnie? :)
Nie mamy wątpliwości, że opcja druga brzmi dużo bardziej racjonalnie.
Wiadomo – nie zawsze będziemy do końca zadowoleni z efektów pracy domowników, szczególnie tych mniej doświadczonych. Czasami trzeba będzie coś poprawić: przetrzeć kurze jeszcze na żyrandolu, samemu dopasować do siebie wyprane skarpetki albo dokładniej wyszorować garnki w kuchni. Ale z czasem, każda nasza uwaga i prośba wejdzie w krew domowników, a z naszych barków będzie powoli spadać ciężar obowiązków.
Te zasady są proste i naprawdę łatwe do wprowadzenia w życie. W zabart.com stosujemy je od dawna. Ułatwiają pracę całemu zespołowi, więc nasza praca jest jeszcze bardziej wydajna. A dzięki temu, że jesteśmy wydajni:
- Mamy czas na własny rozwój i odpoczynek.
- Ograniczamy stres w pracy i mamy spokojne głowy.
- Oszczędzamy czas (i pieniądze) naszych Klientów.
To jak? Kogo przekonaliśmy do zwrócenia uwagi na własną produktywność? :)